前言
在政府採購的過程中，對於小額採購是否需要進行驗收紀錄，常常引發疑問。根據政府採購法施行細則第90條規定，機關辦理小額採購時，雖然可以免除現場查驗，但仍應注意避免不當行為。因此，即使是小額採購，仍然需要適當的驗收程序和紀錄，以確保所採購的工程或財物符合契約、圖說和貨樣規定，避免後續爭議。
這篇文章的實用建議如下(更多細節請繼續往下閱讀)
- 落實驗收程序，建全驗收紀錄，確保小額採購的品質與公正性。
- 依據採購項目制定適當的驗收規範，並於驗收後妥善保存驗收紀錄。
- 若驗收結果與契約規定不符，應通知廠商限期改善或退貨，以保障機關權益和維護採購程序的公正性。
小額採購的驗收紀錄：實務應注意事項
小額採購雖享有免辦理現場查驗的便利性，但驗收仍是不可或缺的程序。機關應注意驗收紀錄的品質，以達成下列目的：
因此，機關在辦理小額採購的驗收時，除應依據相關法規訂定驗收標準外，更應落實驗收程序，建全驗收紀錄，以確保小額採購的品質與公正性。
小額採購的驗收紀錄：了解法規要求
政府採購法施行細則第90條明確規範，機關辦理工程或財物小額採購，雖得免辦理現場查驗，但仍需遵守以下法規要求，以避免發生流弊：
- 驗收標準明確：辦理小額採購前，應先制定採購規範，明確載明驗收標準，包含驗收項目、驗收方式、驗收基準等。
- 驗收責任釐清：指定專人負責驗收，並賦予執行驗收的權責。
- 驗收過程詳實：逐項驗收採購標的，並將驗收結果詳細記錄，包含驗收日期、驗收項目、驗收結果、發現異常情形及處理方式等。
- 驗收結果佐證：保留驗收相關佐證資料，如商品發票、收據、照片或影片等，以利日後查核。
- 異常情形處理：若驗收結果與契約、圖說、貨樣規定不符，應立即通知廠商，限期改善、拆除、重作、退貨或換貨。
遵守這些法規要求，有助於提升小額採購的驗收品質，避免發生採購流弊，確保採購標的符合規定，保障機關及廠商的權益。
小額採購需要驗收紀錄嗎？. Photos provided by unsplash
小額採購也需要驗收紀錄嗎？
儘管政府採購法施行細則第90條規定小額採購得免辦理現場查驗，但並不代表可以省略驗收程序。小額採購仍需建立驗收紀錄，以確保採購品質與避免後續爭議。驗收紀錄應載明驗收日期、驗收人員、驗收結果、是否符合契約規定、以及廠商改善措施等資訊，作為機關後續審計與追蹤的依據。
政府採購法第65條明定採購機關有驗收之責，小額採購雖可免除現場查驗，但仍應依據契約規定辦理驗收。若驗收結果與契約內容不符，機關可依法令規定要求廠商限期改善、拆除、重作、退貨或換貨，以保障採購品質。因此，小額採購的驗收紀錄不僅是程序上的要求，更是機關確保採購品質的重要依據。
建立完善的驗收紀錄不僅能避免後續爭議，更能作為機關後續審計與追蹤的依據。若廠商未依約履行，機關可依據驗收紀錄追究其責任，保障機關權益。因此，機關應重視小額採購的驗收程序，並建立完善的驗收紀錄，確保採購品質與機關權益。
| 項目 | 說明 |
|---|---|
| 驗收日期 | 應載明驗收日期，作為機關後續審計與追蹤的依據。 |
| 驗收人員 | 記錄實際參與驗收的人員姓名，以明確驗收責任。 |
| 驗收結果 | 詳細說明驗收結果，包括是否符合契約規定、發現缺陷或瑕疵等。 |
| 是否符合契約規定 | 明確表明驗收結果是否符合契約規定的要求。 |
| 廠商改善措施 | 若驗收結果與契約不符，記錄廠商提出的改善措施，包括期限、方式等。 |
小額採購的驗收重點：避免流弊確保品質
儘管小額採購可免除現場查驗，但仍應重視驗收作業，以確保採購物品的品質符合契約規範。驗收過程中應注意下列重點：
比對與確認：驗收時須比對實物與契約、圖說、貨樣等規格是否相符。如有差異，應適時反映，要求廠商改善或更換。
驗收紀錄：應詳細記載驗收時間、驗收人員、驗收項目、驗收結果等資訊，作為後續查核依據。
責任歸屬：釐清驗收人員的責任範圍，並確認其具備專業知識和經驗。若驗收不當導致採購品項瑕疵或不符規格，應追究相關責任。
避免流弊：強化驗收流程的透明度，杜絕廠商與公務人員間的勾結。例如，可採行公開招標、多元廠商評選等方式，增加採購公平性。
品質控管：建立完善的品質控管制度，包括供應商資格審查、定期抽驗等機制。如此一來，不僅能確保小額採購物品的品質，也能降低後續維修或更換的成本。
小額採購的驗收規範：釐清免現場查驗的例外情形
政府採購法施行細則第90條明訂，小額採購得免現場查驗，但仍有下列例外情形應辦理：
機關辦理小額採購時，應審慎評估是否符合免現場查驗的要件，必要時仍應辦理現場查驗，以確保契約履行品質，避免發生流弊或爭議。
小額採購需要驗收紀錄嗎？結論
綜上所述，政府採購法施行細則雖規定小額採購可免現場查驗，但仍應建立完善的驗收機制，以確保採購品質和避免流弊。驗收紀錄作為驗收過程的具體證據，能有效保障機關權益和維護採購程序的公正性。因此，儘管小額採購免辦現場查驗，但仍應妥善製作驗收紀錄，以確保採購物品或工程符合契約規定和採購需求。
建議採購單位依據實際採購項目，制定適當的驗收規範，並於驗收後妥善保存驗收紀錄。透過完善的驗收機制，政府採購單位不僅能確保採購品質，更能有效遏阻不法情事，提升整體採購效能。
小額採購需要驗收紀錄嗎？ 常見問題快速FAQ
Q1：小額採購也要做驗收紀錄嗎？
是的，小額採購雖得免現場查驗，但仍應有驗收紀錄，避免流弊發生。
Q2：小額採購的驗收有哪些重點？
驗收重點在於避免流弊、確保品質，包含檢查品項、數量、規格、品質等是否符合契約、圖說與貨樣規定。
Q3：小額採購的驗收結果不符時，機關該如何處理？
機關應通知廠商限期改善、拆除、重作、退貨或換貨。
